Chi è il titolare effettivo e come si identifica?

Identificare correttamente il titolare effettivo è un aspetto fondamentale per impedire ad eventuali criminali di nascondere la propria identità dietro ad una società, trust o altre tipologie di enti, utilizzandoli per compiere attività illecite. Vediamo nello specifico chi ne ricopre il ruolo e quali sono le modalità per identificare questa figura e verificare l’affidabilità di un’azienda.

INDICE:

Perché sono importanti i dati sul titolare effettivo?

Ai sensi dell’art. 1 del Decreto 231, il titolare effettivo è “la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita”.

Ciò significa che si tratta sempre una persona fisica (o più persone, nel caso di società) per conto della quale si richiede la realizzazione di un’operazione o attività. Il cliente, invece, è il soggetto al quale i professionisti forniscono la prestazione professionale richiesta.

Consultare le informazioni su questa persona, quindi, è molto importante per riuscire ad individuare le persone che utilizzano le strutture societarie per compiere attività illecite.

A questo scopo, il d.lgs. n.231/2007, la Normativa Antiriciclaggio, impone l’obbligo per i soggetti destinatari degli adempimenti di raccogliere i dati di questo soggetto che si possono visionare all’interno del Registro delle Imprese.

A cosa serve la verifica del titolare effettivo?

La verifica del titolare effettivo di una società è importante sia prima di intraprendere un rapporto commerciale con un nuovo cliente sia quale obbligo di adeguata verifica nel rispetto della normativa antiriciclaggio.

La responsabilità amministrativa introdotta dal d.lgs 231/2007 e aggiornata con il d.lgs 55/2022, è infatti un adempimento obbligatorio per le imprese che devono prevenire i rischi di frode attraverso la corretta individuazione dei soggetti ai quali sono da ricondurre le operazioni effettuate da una società.

Chi è il titolare effettivo in una società

Se la prestazione professionale viene richiesta da una società, capita spesso che l’amministratore sia dichiarato titolare effettivo. Tuttavia, secondo l’art. 20 del D.Lgs. nr. 231/2007, costui è la persona fisica (o persone) cui, in ultima istanza, è attribuita la proprietà diretta o indiretta, ovvero il controllo.

In una società, infatti, la proprietà può essere diretta o indiretta. Nel primo caso la titolarità di una partecipazione è superiore al 25% del capitale, mentre nel secondo è superiore al 25% del capitale, posseduto tramite società controllate, fiduciarie o per interposta persona.

Tra i soggetti obbligati a verificare l’identità dei titolari effettivi, inoltre, rientrano i seguenti:

• intermediari bancari e finanziari come banche e poste,
• altri operatori finanziari come i mediatori,
• professionisti (ragionieri, periti, notai, commercialisti, avvocati),
• operatori non finanziari.

Chi è il titolare effettivo nelle fondazioni e associazioni

In questo caso il titolare effettivo è la persona fisica (o le persone fisiche) che ricopre almeno uno dei seguenti ruoli: fondatore (se in vita), beneficiario e titolare di funzioni di rappresentanza legale, direzione e amministrazione.

Chi è il titolare effettivo di un Trust

Se si tratta di un Trust, il titolare effettivo è la persona fisica che ha uno dei seguenti ruoli: costituente, fiduciario, guardiano, beneficiario, soggetto che controlla il Trust oppure i beni conferiti in esso con proprietà diretta/indiretta o altri mezzi.

Quali sono i criteri per individuare il titolare effettivo?

I criteri per individuare questa persona sono tre e si applicano a cascata. Ciò significa che se il primo non basta, si passa al secondo e poi al terzo.

Il primo criterio è quello dell’assetto proprietario: si individuano i titolari effettivi quando una o più persone detengono una partecipazione superiore al 25% del capitale societario. Se poi questa percentuale di partecipazione societaria è controllata da un’altra entità giuridica non fisica, bisogna risalire la catena proprietaria fino ad identificare il titolare effettivo.

Il secondo criterio è il controllo, cioè l’individuazione della persona o del gruppo di persone che, con il possesso della maggioranza dei voti o vincoli contrattuali, esercita maggiore influenza all’interno degli shareholders.

Infine, il terzo e ultimo criterio è quello residuale. Nello specifico, stabilisce che, se non è stato individuato con i primi criteri, il titolare effettivo sia colui che esercita poteri di amministrazione o direzione della società.

In aggiunta alle indicazioni appena specificate, il report comprende i seguenti dati sull’impresa:

• denominazione
• forma giuridica
• sede
• codice fiscale
• numero R.E.A.
• partita IVA
• PEC
• codici SAE e RAE
• stato dell’attività.

Chi è obbligato a comunicare il titolare effettivo?

Le imprese dotate di personalità giuridica che sono tenute a comunicare la propria titolarità effettiva sono le società di capitali (Spa, Sapa, Srl), le società cooperative e di mutuo soccorso e infine le diverse tipologie di società consortili. L’obbligo, d’altra parte, non riguarda le società di persone e le imprese individuali.

Inoltre, le persone giuridiche private che sono obbligate a comunicare il titolare effettivo sono:

• le associazioni;
• le fondazioni;
• tutte le altre istituzioni private dotate di personalità giuridica, quindi iscritte nei registri prefettizi, nel registro regionale delle persone giuridiche private.

In conclusione, sono obbligati in tal senso anche i trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali, residenti o meno in Italia, e gli istituti giuridici affini al trust, in quest”ultimo caso solo se stabiliti o residenti in Italia.

Come comunicare il titolare effettivo al Registro Imprese?

Con la modifica alla normativa antiriciclaggio, avvenuta attraverso il D.Lgs. nr. 90/2017, è stata prevista l’istituzione di un’apposita sezione del Registro delle imprese, contenente le informazioni sulla titolarità effettiva di persone giuridiche e trust.

Il Decreto n. 55/2022, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 25/05/2022, vigente al 09/06/2022, ha definito le disposizioni su comunicazione, accesso e consultazione dei dati sul titolare effettivo da parte di:

• imprese dotate di personalità giuridica,
• persone giuridiche private,
• trust ed istituti giuridici affini al trust. 

La normativa ha previsto inoltre che, in seguito all’entrata in vigore del Decreto 55/2022, il Ministero dello sviluppo economico emani i decreti per la definizione di:

• specifiche tecniche per l’invio delle pratiche
• diritti di segreteria previsti
• modelli per il rilascio di certificati e copie anche digitali
• provvedimento che attesta l’operatività del sistema.

In merito alle tecniche per l’invio delle pratiche, il Decreto del 29 settembre 2023, pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 09/10/2023, vigente al 10/10/2023, ha sancito l’attestazione dell’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla Titolarità Effettiva delle imprese dotate di personalità giuridica, delle persone giuridiche private, dei trust e degli istituti giuridici affini al trust.

A partire da 10 ottobre 2023 è possibile infatti comunicare, entro il termine perentorio di 60 giorni, il Titolare Effettivo al Registro Imprese.

Per la presentazione della pratica si dovrà:

1. accedere a DIRE, il servizio del Registro Imprese per la compilazione e l’inoltro delle pratiche telematiche.
2. selezionare la pratica del Titolare Effettivo
3. indicare l’impresa o l’istituto di cui si intende comunicare il Titolare Effettivo
4. compilare i dati relativi al Titolare Effettivo
5. apporre la firma digitale dell’amministratore dell’impresa o, in caso di PGP, del fondatore o del soggetto con la rappresentanza e l’amministrazione o, in caso di Trust, del fiduciario.

Chi ha l’obbligo di verificare il titolare effettivo?

Secondo l’art. 3 del DL 21/11/2007 n. 231, modificato dal DL 04/10/2019 n. 125, diversi soggetti sono obbligati a identificare il titolare effettivo. La riforma del 2017 ha creato il “Registro dei titolari effettivi” nel Registro delle imprese, contenente informazioni per gli obblighi antiriciclaggio. La scadenza iniziale per comunicare questi dati era il 15 marzo 2021, ma l’emanazione del decreto attuativo MEF-MISE è ancora in attesa. In conformità alla V Direttiva Antiriciclaggio dell’UE, il D.lgs. 125/2019 ha previsto norme per il registro dei titolari effettivi di società e trust, ma mancano ancora i decreti attuativi.

Le sanzioni in caso di mancata o tardiva comunicazione

Il mancato oppure tardivo adempimento degli obblighi di comunicazione relativa alla titolarità effettiva comporta l’applicazione della sanzione pecuniaria prevista dall’art. 2630 del Codice civile.

Accesso ai dati personali del titolare effettivo

Sono giunti alla Corte di giustizia dell’Unione Europea due ricorsi del Tribunale circoscrizionale di Lussemburgo da una società e dal titolare effettivo di un’altra impresa, che avevano chiesto invano all’LBR di limitare l’accesso del pubblico alle informazioni che li riguardavano. Le due società ritenevano infatti che la condivisioni di queste informazioni violasse i diritti fondamentali dei titolari effettivi interessati.

La Corte di Giustizia UE, quindi, con la sentenza del 22 novembre 2022 alle cause riunite n. C-37/20 e C-601/20, ha ritenuto che la disposizione ai sensi della quale le informazioni sulla titolarità effettiva delle società costituite nel territorio degli Stati membri sono accessibili in ogni caso al pubblico non è valida. 

Occorre precisare che, in conformità alla direttiva antiriciclaggio, una legge lussemburghese adottata nel 2019 ha istituito un Registro dei titolari effettivi, prevedendo che debbano esservi raccolte le informazioni sulla titolarità effettiva delle entità registrate. Una parte di queste informazioni è inoltre accessibile al pubblico e si prevede anche la possibilità che un titolare effettivo chieda al Luxembourg Business Registers (LBR) di limitare l’accesso a tali informazioni in determinati casi.

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