Comunicazione PEC amministratori al Registro Imprese: regole e scadenze

Il Ministero delle Imprese e del Made in Italy, su segnalazione del Consiglio nazionale dei commercialisti, annuncerà con una circolare lo slittamento al 31 dicembre del termine per la comunicazione della PEC personale da parte degli amministratori di società al Registro delle Imprese. Il termine iniziale era fissato al 30 giugno dalla Legge di Bilancio 2025.

INDICE:

Quadro normativo e di contesto

L’obbligo di PEC per gli amministratori è stato introdotto dall’art. 1, comma 860 della Legge di Bilancio 2025 (Legge 30 dicembre 2024, n. 207), che ha modificato l’art. 5 del D.L. n. 179/2012. La nuova disposizione impone agli amministratori di società di capitali e di persone di comunicare il proprio domicilio digitale (PEC) al Registro delle Imprese, estendendo così un obbligo già vigente per le imprese individuali.

L’obiettivo della norma è rafforzare la digitalizzazione, la trasparenza e la tracciabilità nelle comunicazioni tra privati, imprese e Pubblica Amministrazione. La comunicazione del domicilio digitale degli amministratori dovrà avvenire secondo modalità diverse, a seconda che si tratti di nuove società o di società già costituite.

Chi è obbligato

L’obbligo di comunicazione del domicilio digitale (PEC) riguarda tutti gli amministratori di società, sia di persone che di capitali, costituite in forma societaria. Sono esclusi dall’obbligo gli amministratori di:

• società semplici, salvo quelle che esercitano attività agricola;
• società di mutuo soccorso;
• consorzi e società consortili.

Rientrano invece nell’obbligo anche le reti di impresa con personalità giuridica (restano escluse le cosiddette “reti oggetto”, prive di soggettività giuridica).

Contrariamente a quanto inizialmente diffuso, non esiste alcun obbligo di legge che imponga agli amministratori di comunicare il proprio domicilio digitale entro il 30 giugno 2025. Tale scadenza non è prevista dalla normativa vigente, e non sono applicabili sanzioni in caso di mancato adempimento entro quella data.

A fare chiarezza è stata Unioncamere, con una nota interna del 2 aprile 2025, che ha escluso la validità di tale termine e di eventuali sanzioni. Pertanto, per le società già costituite al 1° gennaio 2025, l’obbligo scatterà solo in occasione di una modifica o rinnovo delle cariche sociali.

Come effettuare la comunicazione (passo passo)

La comunicazione del domicilio digitale (PEC) da parte degli amministratori delle società al Registro delle Imprese deve essere effettuata esclusivamente online, attraverso il portale DIRE – Depositi e Istanze Registro Imprese, gestito dalle Camere di Commercio. Per accedere alla procedura, l’amministratore deve disporre di:

• una PEC personale attiva, intestata esclusivamente a lui (diversa da quella della società);
• un dispositivo di firma digitale (smart card, token USB, CNS);
• un account Telemaco abilitato all’invio di pratiche (registrazione gratuita);
• accesso al portale DIRE.

Come procedere sul portale DIRE

• accedere con le credenziali Telemaco,
• avviare una nuova “Pratica di variazione”,
• inserire il codice fiscale o il numero REA della società,
• selezionare: Adempimenti Registro Imprese/REA → Organi sociali e persone con cariche/qualifiche,
• scegliere la voce “Comunicazione PEC amministratori e altre persone impresa”,
• cliccare su “Salva e procedi”,
• per ogni amministratore, cliccare su “Azioni” e inserire la PEC personale,
• firmare digitalmente la pratica generata,
• inviare la pratica al Registro delle Imprese.

Anche se la procedura è relativamente semplice, possono comunque sorgere alcune difficoltà pratiche. Ad esempio, è importante distinguere correttamente tra PEC personale e PEC societaria, cosa non sempre immediata, soprattutto in contesti con gestione centralizzata o in caso di omonimie.

Un altro punto critico riguarda gli amministratori con più incarichi, che possono usare un’unica PEC personale per tutte le società, ma devono gestire correttamente la comunicazione. Infine, chi ha scarsa familiarità con gli strumenti digitali – spesso nelle PMI – potrebbe incontrare ostacoli. Per evitare errori o ritardi, è consigliabile affidarsi a un commercialista o un professionista abilitato.

Esenzioni

Le imprese che, al momento dell’iscrizione al Registro delle Imprese, hanno indicato lo stesso domicilio digitale (PEC) sia per l’azienda che per i propri amministratori, dovranno regolarizzare la situazione entro il 30 giugno 2025, conformandosi alle nuove disposizioni. Ogni amministratore deve infatti disporre di un proprio domicilio digitale, distinto da quello dell’impresa. L’iscrizione o la modifica della PEC degli amministratori non comporta alcun costo, in quanto esente sia da imposta di bollo sia da diritti di segreteria.

Conseguenze del mancato adempimento

Se non viene comunicata la PEC personale dell’amministratore, si rischiano conseguenze sia sul piano procedurale che su quello economico. Innanzitutto, è prevista una sanzione amministrativa secondo l’articolo 2630 del Codice Civile: l’importo può variare da 103 a 1.032 euro per ogni omissione. Tuttavia, se la regolarizzazione avviene entro 30 giorni dalla scadenza del termine previsto, la sanzione viene ridotta a un terzo.

Inoltre, la mancanza della PEC personale dell’amministratore blocca le pratiche presso la Camera di Commercio: non sarà possibile completare l’iscrizione dell’impresa né registrare la nomina o il rinnovo dell’amministratore fino a quando non verrà comunicato il corretto domicilio digitale.

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