Bonifica anagrafica clienti e fornitori: come mettersi in regola con la E-Fattura

La scadenza del 1 gennaio 2019 con l’introduzione della fattura elettronica si avvicina e le imprese devono prepararsi in tempo. Tra gli adempimenti da affrontare, il più importante ed urgente è la bonifica anagrafica clienti e fornitori. Analizziamo tutte le procedure obbligatorie e come adeguare la propria organizzazione. 

INDICE:

I provvedimenti dell’Agenzia delle Entrate

L’Agenzia delle Entrate, con il provvedimento n. 89757 del 2018, ha definito le procedure che le imprese italiane devono adottare per la emissione e ricezione delle fatture elettroniche. L’obbligo è riferito ai rapporti tra privati, quindi non solo il canale B2B ma anche B2C. Per quanto concerne le fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione la normativa è rimasta invariata al Decreto Ministeriale n. 55 del 2013.

La veicolazione delle fatture tra fornitori e clienti, persone fisiche e giuridiche, avverrà attraverso il Sistema di Interscambio o SDI della Agenzia delle Entrate. Dal 1 gennaio 2019 non sarà più possibile emettere fatture in formato cartaceo ma solo digitale. Il formato del documento è stato definito dalla ADE nel tracciato XML che può essere convertito in documento elettronico in formato PDF per la stampa.

Come provvedere alla bonifica anagrafica clienti e fornitori

L’Agenzia delle Entrate ha da tempo introdotto l’obbligo di comunicazione trimestrale dei dati delle fatture emesse. Questa disposizione è la naturale premessa all’adempimento obbligatorio in vista della fatturazione elettronica. Gli archivi delle imprese relativi a clienti e fornitori non sempre sono aggiornati e possono contenere degli errori nella denominazione, nella natura giuridica, nell’indirizzo della sede legale o nel codice fiscale e partita IVA.

Il provvedimento della ADE ha previsto la obbligatoria indicazione di ulteriori due elementi, indispensabili per la corretta individuazione del soggetto passivo verso il quale verrà emessa la fattura. In assenza di questi due elementi, che devono essere obbligatoriamente presenti nell’archivio clienti e fornitori, il Sistema di Interscambio non è in grado di accettare, validare e trasmettere le fatture elettroniche. Quali sono?

Codice destinatario o univoco

È costituito da 7 caratteri tra lettere e numeri e identifica in modo inequivocabile il cliente o il fornitore nel Sistema di Interscambio della Agenzia delle Entrate. Si tratta di un codice obbligatorio in assenza del quale la fattura non verrà accettata e validata dallo SDI. Di conseguenza, non potrà neanche essere inviata al cliente.

Qualora il cliente, persona fisica o giuridica, non abbia ancora richiesto il proprio codice destinatario univoco, questo può essere sostituito dal codice “0000000” nel caso di persona fisica o giuridica avete sede in Italia. Nel caso delle persone giuridiche, non disponendo del codice destinatario, è obbligatorio inserire in alternativa la casella PEC. Qualora si tratti di un cliente con sede all’estero, il codice da inserire è dato da “ZZZZZZZ”.

Posta elettronica certificata, PEC

Dal 2008, con il decreto legge n. 185 del 29 novembre 2008, imprese e professionisti devono dotarsi di un indirizzo di posta elettronica certificata o PEC. È un obbligo per le imprese non solo comunicarlo al Registro Imprese e agli Ordini o Collegi di appartenenza (per i liberi professionisti) quanto, soprattutto, mantenerlo valido nel tempo. In caso di modifica dell’indirizzo PEC, l’impresa o il professionista è obbligato a comunicare la variazione tempestivamente. 

Il servizio di bonifica anagrafica clienti e fornitori di VisureItalia

VisureItalia, Distributore Ufficiale di InfoCamere, offre un servizio semplice e veloce a favore delle piccole e medie imprese. Il servizio prevede il completamento dei dati mancanti e la bonifica degli archivi delle anagrafiche di clienti e fornitori.

La verifica viene svolta sulla base dei dati presenti nel Registro Imprese della Camera di Commercio. Trattandosi di un obbligo valido solo in Italia, il servizio di bonifica clienti e fornitori è disponibile solo per le imprese aventi sede o unità operativa in Italia.

Tutti gli adempimenti per le imprese con la Fattura Elettronica 2019

Vediamo di seguito quali sono i passi da compiere concretamente per adeguare la propria impresa all’obbligo di fatturazione elettronica.

1. Accreditamento presso lo SDI

Il primo passo consiste nella richiesta di accreditamento presso il Sistema di Interscambio della Agenzia delle Entrate. L’impresa dovrà stipulare un Accordo di Servizio con lo SDI che provvederà ad attribuire il codice destinatario alfanumerico di 7 caratteri. È preferibile dotarsi di un software atto a gestire tutte le comunicazione con lo SDI per l’emissione delle fatture elettroniche, per le notifiche (di accettazione, di decorrenza termini, di rifiuto) così come per la ricezione delle fatture elettroniche dai propri fornitori.

2. Delega al consulente fiscale

In alternativa, è possibile delegare il proprio commercialista o consulente fiscale che provvederà ad eseguire tutta la procedura. Il consulente opererà, previa delega, come intermediario dell’impresa nel Sistema di Interscambio. 

3. Comunicazione codice destinatario

Una volta ottenuto il codice destinatario, bisognerà comunicarlo, preferibilmente via PEC, a tutti i fornitori. Allo stesso modo, bisognerà aggiornare le anagrafiche dei propri clienti con i relativi codice destinatario o indirizzi PEC. 

4. Scelta della piattaforma web per la E-Fattura

Sul web sono disponibili diverse piattaforme, sia gratuite che a pagamento, che possono soddisfare le esigenze delle imprese. Sia InfoCamere che la stessa Agenzia delle Entrate stanno sviluppando delle piattaforme per la emissione e gestione delle fatture elettroniche. Per le aziende più strutturate e con un archivio clienti e fornitori numeroso, è bene valutare la scelta della piattaforma web in funzione delle funzionalità ed esigenze. Non tutte le piattaforme consentono, infatti, di effettuare un upload del data base di clienti e fornitori in automatico. 

5. Aggiornamento dati corporate identity

Il codice destinatario, così come la PEC, deve essere inserito nella carta intestata, nel sito web ed in tutti gli strumenti di comunicazione adottati dall’impresa. 

6. Bonifica dati archivio clienti e fornitori

Il data base dei clienti e fornitori deve essere “bonificato” e completato dei dati mancanti. Il Sistema di Interscambio verifica la rispondenza dei dati indicati in fattura con i dati presenti nel Registro Imprese. In caso di difformità ad esempio nel codice fiscale, nella partita iva o nell’indirizzo PEC, la fattura viene rifiutata. Pertanto, la bonifica delle anagrafiche dell’archivio clienti e fornitori è prioritaria ed urgente per tutte le imprese. 

Come funziona il servizio online?

Il servizio di VisureItalia per la bonifica anagrafica clienti e fornitori, come Distributore Ufficiale di InfoCamere, viene erogato in 3 step:

1. accesso alla pagina web dedicata ed indicazione del numero di anagrafiche per le quali si richiede la bonifica (da un minimo di 100);
2. invio di un file in formato .XLS nel quale inserire i numeri di partita iva o codice fiscale dell’archivio clienti e fornitori da bonificare;
3. entro 4 ore riceverai un documento elettronico in formato .XLS o .CSV nel quale verranno inseriti tutti i dati, estratti dal Registro Imprese della Camera di Commercio.

La bonifica anagrafica archivio clienti e fornitori prevede l’inserimento di questi dati in base ai dati presenti nel Registro Imprese:

• provincia numero REA
• REA, Repertorio Economico Amministrativo
• codice fiscale
• partita iva
• sede o unità locale
• sigla provincia sede
• provincia sede
• codice forma giuridica
• forma giuridica
• PEC (Posta Elettronica Certificata)
• denominazione
• codice toponimo
• toponimo
• via, numero civico, codice stradario, Cap
• codice comune camerale
• comune
• sigla provincia camerale
• provincia camerale
• frazione
• codice stato estero
• stato estero
• attività dichiarata
• codice Ateco
• descrizione Ateco
• codice stato impresa
• stato impresa
• stato attività
• valore in euro della produzione ultimo anno
• ricavi ultimo anno
• utile o della perdita di esercizio riferiti all’ultimo anno.