Accesso ai documenti amministrativi: come e quando è possibile?

Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione del contenuto di atti di una pubblica amministrazione riguardano attività di pubblico interesse. Non è necessario che il documento sia stato emanato dall’amministrazione in questione ma è sufficiente che sia da questa detenuto.

Il diritto di accesso altro non è che il diritto degli interessati di prendere visione e di ottenere copia di documenti amministrativi (questo, però, non si deve confondere con l’accesso civico). Questo diritto può essere esercitato da chiunque abbia un interesse diretto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è chiesto l’accesso.

Quando si parla di interesse non ci si riferisce esclusivamente all’interesse del singolo soggetto richiedente, ma anche a interessi pubblici o diffusi.

Come si richiede l’accesso ai documenti amministrativi

La richiesta di accesso ai documenti amministrativi deve essere presentata dal soggetto interessato direttamente all’amministrazione che ha formato il documento o che lo detiene, con specifica richiesta motivata.

Vi sono due tipologie differenti di richiesta:

• informale, quando non compromette alcun diritto alla riservatezza (ovvero quando non ci sono dei controinteressati). La richiesta può essere fatta anche verbalmente. In ogni caso deve essere però rivolta all’ufficio dell’amministrazione competente che detiene l’atto del procedimento;

• formale, si ha quando l’accoglimento immediato della richiesta è impossibile. Questo si verifica qualora sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sussistenza dell’interesse o sull’accessibilità del documento.

Questo diritto si può esercitare in due ambiti circoscritti e ben distinti:

• all’interno di un procedimento amministrativo, per cui la conoscenza dei documenti può risultare essenziale per esercitare i diritti di partecipazione al procedimento tramite memorie scritte e documenti;
• all’esterno di un procedimento amministrativo, che riguarda tutti gli altri casi in cui non risulti importante l’accesso per un procedimento in corso.

Invece i casi di esclusione del diritto di accesso sono limitati dalla legge e riguardano:

• i documenti coperti da segreto di Stato;
• i procedimenti tributari;
• le attività finalizzate all’adozione di atti normativi o amministrativi generali;
• i procedimenti selettivi nei confronti di documenti contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi.

Si possono prevedere altre modalità di sottrazione di documenti amministrativi all’accesso nel caso in cui esso possa pregiudicare interessi di particolare rilievo come la sicurezza e l’ordine pubblico, la difesa nazionale, le relazioni internazionali, la politica valutaria e monetaria, la riservatezza e la vita privata delle persone.

L’atto di accoglimento della richiesta di accesso deve contenere l’indicazione dell’ufficio cui ci si deve rivolgere e il periodo di tempo (mai inferiore a 15 giorni) per ottenerne copia o per prendere visione dei documenti.

L’esame dei documenti è effettuato direttamente dal richiedente o da un’altra persona da lui incaricata. L’interessato può prendere appunti e trascrivere, in tutto o in parte, i documenti e su sua richiesta le copie possono essere autenticate.

I Controinteressati

Come già detto, l’esercizio del diritto di accesso non deve ledere l’altrui diritto alla riservatezza.

La vera domanda è: come deve comportarsi la pubblica amministrazione nel caso in cui la richiesta di accesso coinvolga documenti contenenti dati sensibili?

In questo caso la pubblica amministrazione deve individuare i controinteressati, cioè quei soggetti che dall’esercizio dell’accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza. Inoltre, deve dare comunicazione agli stessi, mediante invio di copia con raccomandata con avviso di ricevimento, dell’azione di esercizio del diritto di accesso in atto.

I controinteressati, entro 10 giorni dalla ricezione della comunicazione, possono presentare opposizione motivata alla richiesta di accesso. Decorso tale termine e accertata la ricezione della comunicazione, la pubblica amministrazione provvede alla richiesta di accesso.

La legge sul procedimento amministrativo (L. 241/1990 in G.U. 18 agosto 1990)

Con la L. 241/1990 sono state introdotte «Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi». Nel Capo V, è custodita la disciplina del diritto di accesso, elevato al rango dei principi generali dell’attività amministrativa proprio per le «rilevanti finalità di pubblico interesse» che esso ricopre.

Prima dell’entrata in vigore di tele legge, vigeva la regola della segretezza dell’attività amministrativa. Questa prevedeva che i funzionari amministrativi potessero rifiutarsi di fornire informazioni e di visionare documenti del proprio ente.

Questa era l’espressione della vecchia concezione che conferiva allo Stato, unico depositario della miglior cura dell’interesse pubblico, supremazia sul cittadino, il quale poteva conoscere solo la determinazione finale dell’esercizio del potere pubblico.

Con l’introduzione della L. 241/1990 si è passati da un sistema basato sulla segretezza, ad uno basato sulla trasparenza, incentrato sui principi di legalità, imparzialità e buona amministrazione.

L’accesso civico generalizzato

Il D.lgs. 97/2016 ha introdotto una nuova forma di accesso civico ai documenti e ai dati pubblici, equivalente a quella che nei sistemi anglosassoni è definita Freedom of Information Act (c.d. FOIA).

Questa nuovissima forma di accesso prevede che chiunque, indipendentemente se titolare o meno di situazioni giuridicamente rilevanti, possa accedere a tutti i dati e ai documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni.

L’accesso civico generalizzato, si differenzia del diritto di accesso civico c.d. semplice (regolato dal D.lgs. 33/2013). Quest’ultimo consente di accedere esclusivamente alle informazioni che rientrano negli obblighi di pubblicazione previsti dalla legge. L’accesso civico generalizzato si estende invece a tutti i dati e i documenti in possesso delle pubbliche amministrazioni, all’unica condizione che siano tutelati gli interessi pubblici e privati indicati dalla legge.

Paolo Matassa, AvvocatoFlash

Fonti normative

Legge n. 241/1990

D.lgs. n. 33/2013

D.lgs. n. 97/2016

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